Veel mensen bewaren hun administratie te lang: dit kun je gerust weggooien en dit juist niet

Van bankafschriften en loonstroken tot belastingpapieren: veel mensen bewaren jarenlang hun administratie. Maar hoe lang moet je deze documenten bewaren en wat kan gewoon weg? Twee experts leggen uit hoe je de voorjaarsschoonmaak van je administratie aanpakt.

„Plan minstens één keer per jaar een moment om je hele administratie door te lopen”, adviseert Karin Radstaak van het Nibud, het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting. „Dat helpt om overzicht te houden en geeft ook inzicht in bijvoorbeeld lopende abonnementen en andere vaste lasten.” Als je dit elk jaar doet, zie je sneller wat nog nodig is en voorkom je eerder problemen, zoals betalingsachterstanden.

In de rubriek ‘Geldvragen’ leggen we elke week een lezersvraag over geld voor aan een deskundige.

Vaste regels voor hoe lang je iets moet bewaren zijn er niet, maar richtlijnen wel. Veel documenten bewaar je minimaal vijf jaar. „Dat heeft te maken met het feit dat de Belastingdienst nog tot vijf jaar een heffing kan doen, de zogenoemde navorderingstermijn”, zegt Joyce Donat van de Consumentenbond.

Die termijn geldt voor je belastingaangifte zelf, maar ook voor alles wat daarbij hoort, zoals loonstroken, jaaropgaven, aftrekposten en hypotheek. Ook bewijs van vermogen en giften horen daarbij. Vergeet niet de bonnen van aankopen die je hebt gebruikt in je belastingaangifte vijf jaar te bewaren.

Korter bewaren: dit kan vaak weg

Voor andere documenten kun je vaak kortere termijnen aanhouden. „Specificaties van bijvoorbeeld salaris of een uitkering kun je na minimaal twee jaar meestal wel opruimen, net als veel arbeidscontracten nadat je uit dienst bent en ze niet meer nodig hebt als bewijs”, zegt Radstaak.

Het is handig jaarafrekeningen van energie en water nog zo’n drie jaar te bewaren, bijvoorbeeld om je verbruik te kunnen vergelijken. Dat geldt ook voor lokale belastingen. Verzekeringspolissen bewaar je zolang de verzekering loopt en daarna nog twee jaar, voor het geval je nog iets moet aantonen.

Garantiebonnen en aankoopbewijzen bewaar je zolang de garantie loopt; dat kan bij grotere aankopen oplopen tot tien jaar. Als je ze gebruikt hebt voor je belastingaangifte, geldt wederom de termijn van vijf jaar.

Dit bewaar je levenslang

Uiteindelijk kies je natuurlijk zelf wat je prettig vindt om achter de hand te houden. Sommige documenten bewaar je in ieder geval altijd: die heb je niet vaak nodig, maar je wilt ze wel kunnen vinden als dat nodig is. Donat: ,,Zoals de koopovereenkomst van je huis, testament, adoptie- of scheidingspapieren en medische documenten.”

Download belangrijk online rekeningen

Uit onderzoek van het Nibud blijkt dat oudere mensen vaker documenten op papier en geordend in mappen bewaren. Jongere mensen doen juist veel digitaal, maar slaan documenten niet altijd overzichtelijk op. Daardoor raken documenten soms verspreid.

Daarom is het vooral belangrijk om één systeem te kiezen en dat aan te houden. „Je kunt veel documenten nog wel opvragen bij bijvoorbeeld je energieleverancier of via je bank, maar dat kost tijd als je dat steeds per aanbieder moet doen”, zegt Radstaak. Als je overstapt naar een andere provider, kun je bovendien niet meer alles terugzien. Ook bij banken kun je vaak maar een paar jaar terugkijken. Wel kun je vaak nog Excelbestanden downloaden als je verder terug wil gaan.

Het is daarom slim om belangrijke documenten zelf te downloaden en in je eigen administratie op te slaan. Verdeel je administratie vervolgens in vaste onderwerpen, zoals wonen, zorg, werk en belasting. Zo houd je alles bij elkaar, kun je het later makkelijk terugvinden en elk jaar eenvoudig weer nalopen.

Digitaal scheelt ruimte

Hoe je je administratie bijhoudt, is persoonlijk. De één werkt graag met papieren in een map, de ander doet alles digitaal: zoek vooral een manier die bij je past. Steeds meer rekeningen komen digitaal binnen. Als je daar eenmaal een systeem in hebt, kan dat juist overzicht geven en scheelt het vaak ruimte en werk.

,,Heb je nog veel op papier, dan kun je dat natuurlijk bewaren in een map, maar je kunt de papieren ook scannen en opslaan in een speciaal mapje op je computer. Dat scheelt ruimte. Dat kun je ook doen met aankoopbewijzen, bijvoorbeeld in verband met de garantie”, aldus Donat van de Consumentenbond.

Maak daarbij ook een back-up zodat je niets kwijtraakt en zorg ervoor dat er iemand met je mee kan kijken als dat nodig is. „Het is handig wanneer een partner, vriend of familielid ook bij belangrijke documenten kan en toegang krijgt. Zeker bij digitale administratie is dat iets om vooraf goed te regelen”, aldus Radstaak